Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare è OC Flow Media Sociedad Limitada, società unipersonale (OC Flow Media), NIF B93819423, con sede in C/ Pau Casals, 3 (Edificio CINC), 17001 Girona, Spagna. Registro Mercantil di Girona, foglio GI-79762, iscrizione 1ª.

Contatto per informazioni ed esercizio dei diritti: legal@ocflowmedia.com.

2. Destinatari del servizio e ruoli privacy

Il sito e i servizi sono rivolti ad aziende e professionisti e non sono destinati ai minori.

OC Flow Media agisce come titolare per contatti, iscritti, clienti, fatturazione, comunicazioni e gestione commerciale. Quando, durante un Audit, tratta dati seguendo le istruzioni di un cliente, può agire come responsabile del trattamento; tale rapporto sarà disciplinato dal relativo contratto.

3. Dati che possiamo trattare

Dati identificativi e di contatto; ruolo, azienda, settore e paese; contenuto di richieste e comunicazioni; provenienza della richiesta; dati contrattuali, economici e di fatturazione; cronologia del rapporto e preferenze di comunicazione.

Durante l'Audit possiamo inoltre trattare documenti, processi, comunicazioni, dati operativi, codice sorgente, informazioni sui sistemi e dati professionali di dipendenti, collaboratori, clienti o fornitori del cliente, entro l'ambito concordato.

Dopo aver informato i partecipanti, possiamo trattare voce, immagini, registrazioni, trascrizioni, riepiloghi e note di riunioni svolte tramite Zoom, Google Meet o Plaud.

Trattiamo anche dati tecnici quali indirizzo IP, dispositivo, browser, log di sicurezza, pagine visitate, provenienza del traffico e identificatori dei cookie, secondo la Cookie policy.

Non richiediamo categorie particolari di dati, credenziali o grandi quantità di dati personali. Se necessarie per un progetto, dovranno essere individuate e disciplinate espressamente; se ricevute senza necessità, potranno essere eliminate o minimizzate.

4. Finalità e basi giuridiche

Gestire contatti, richieste di Audit e comunicazioni precontrattuali: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato.

Preparare e svolgere l'Audit e gli altri servizi concordati, gestendo riunioni, documenti, deliverable e supporto: esecuzione del contratto. Le registrazioni avverranno previa informazione e, quando necessario, con il relativo consenso o autorizzazione.

Gestire rapporti professionali tramite email, telefono o WhatsApp Business: misure precontrattuali, esecuzione del contratto o legittimo interesse a mantenere il rapporto professionale, secondo il contesto.

Inviare la newsletter: consenso, revocabile in qualsiasi momento tramite il link di cancellazione o scrivendo a legal@ocflowmedia.com.

Gestire fatturazione, contabilità e richieste delle autorità: adempimento di obblighi legali.

Proteggere il sito, prevenire abusi e conservare log tecnici: legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi, applicato in modo proporzionato.

Misurare l'uso del sito e le campagne: consenso per cookie analitici o di marketing.

Utilizzare strumenti di IA per analizzare informazioni, trascrivere, riassumere, classificare o supportare la preparazione dei deliverable: misure precontrattuali, esecuzione del contratto o istruzioni documentate del cliente, secondo il caso.

5. Provenienza dei dati

Otteniamo i dati direttamente dall'interessato, dall'azienda per cui lavora, dal cliente che commissiona l'Audit, da comunicazioni e riunioni, da fonti professionali pubbliche o dai sistemi e documenti che il cliente mette a nostra disposizione.

Quando il cliente ci fornisce dati di altre persone, deve essere autorizzato e adempiere ai propri obblighi informativi. OC Flow Media applicherà le istruzioni contrattuali e gli obblighi relativi al ruolo ricoperto.

6. Fornitori e destinatari

Possiamo utilizzare fornitori tecnologici soltanto nella misura necessaria alle finalità descritte. Tra questi: Vercel per l'hosting; Google Workspace, Gmail, Drive, Meet e Gemini; Make e Pipedrive per automazioni e CRM; MailerLite per la newsletter; Jotform per i formulari dell'Audit; Zoom e Plaud per riunioni, registrazione, trascrizione e funzioni IA; OpenAI Business/API e Anthropic Claude Team/API per assistenza IA; Notion, Internxt, Apple iCloud, Supabase e GitHub per documentazione, archiviazione, sviluppo e gestione; Hostinger per l'infrastruttura che ospita n8n; WhatsApp Business per comunicazioni professionali.

Telegram e Slack sono utilizzati in modo limitato per comunicazioni e notifiche interne. Evitiamo di inviare attraverso questi canali documentazione del cliente non necessaria.

Per misurazione e marketing, e solo con il relativo consenso, possiamo utilizzare Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Metricool e LinkedIn Insight. Google Ads può essere utilizzato per misurare le conversioni, creare audience e svolgere remarketing quando attiveremo le campagne.

I fornitori possono agire come responsabili, sub-responsabili o titolari autonomi secondo il servizio e le condizioni applicabili. OC Flow Media formalizzerà le condizioni richieste e manterrà un registro interno aggiornato. Potremo inoltre comunicare dati a consulenti professionali, istituti finanziari e autorità quando necessario o previsto dalla legge.

7. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori o subfornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando si applica il GDPR, i trasferimenti si basano su una decisione di adeguatezza, sull'EU-US Data Privacy Framework per destinatari idonei, su clausole contrattuali standard o su un'altra garanzia valida, con misure aggiuntive quando necessarie.

Scegliamo regioni europee quando disponibili, ma ubicazione e sub-responsabili possono variare in base al prodotto e alla configurazione. La documentazione contrattuale vigente del singolo fornitore determina la garanzia applicabile.

8. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate

Possiamo utilizzare OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini, Plaud, Zoom AI Companion e funzioni IA integrate in altri strumenti per supportare analisi, trascrizione, sintesi, classificazione e preparazione di materiali.

Applichiamo la minimizzazione e, quando ragionevolmente possibile, separiamo i dati identificativi dai contenuti analizzati. Non utilizziamo tali strumenti per decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sulle persone. I risultati rilevanti sono sottoposti a revisione umana.

9. Periodi di conservazione

Contatti e potenziali clienti senza contratto: fino a 12 mesi dall'ultima interazione professionale significativa. Una nuova interazione riavvia il periodo quando permane una concreta finalità precontrattuale.

Newsletter: per la durata dell'iscrizione. Dopo la cancellazione conserveremo soltanto le informazioni minime necessarie a dimostrare la richiesta, rispettare l'esclusione dagli invii e gestire eventuali responsabilità per il periodo applicabile.

Dati operativi dei clienti: durante il rapporto e fino a 12 mesi dall'ultima interazione professionale, salvo restituzione o cancellazione anticipata prevista dal contratto. Successivamente le copie di lavoro non necessarie vengono eliminate, restituite o anonimizzate.

Registrazioni e trascrizioni: durante l'opportunità commerciale o il rapporto attivo e fino a 12 mesi dall'ultima interazione professionale. Successivamente registrazioni e trascrizioni integrali vengono eliminate; possono rimanere note professionali minime in presenza di una finalità legittima. È disponibile un'alternativa senza registrazione.

Contratti, fatture, libri, corrispondenza e giustificativi: per i periodi previsti dalla legge; in generale, la documentazione commerciale viene conservata sei anni e i diritti tributari si prescrivono normalmente in quattro anni, salvi termini speciali.

Log e sicurezza: per il periodo configurato e necessario a proteggere i sistemi, normalmente non oltre 12 mesi salvo incidenti. Cookie: secondo i periodi indicati nella Cookie policy.

Quando occorre adempiere a un obbligo o difendere un diritto, i dati necessari possono essere bloccati e sottratti all'uso ordinario fino alla scadenza del relativo termine.

10. Diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione e portabilità e revocare il consenso senza pregiudicare il trattamento precedente. Scrivi a legal@ocflowmedia.com indicando il diritto che desideri esercitare.

Chiederemo informazioni aggiuntive per verificare l'identità solo in presenza di dubbi ragionevoli e risponderemo entro i termini di legge. La cancellazione può essere limitata quando dobbiamo conservare dati bloccati per obblighi legali o per formulare, esercitare o difendere un diritto.

Puoi inoltre presentare un reclamo all'Agencia Española de Protección de Datos su www.aepd.es.

11. Sicurezza e accesso

Applichiamo misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi, account individuali quando disponibili, autenticazione, cifratura offerta dai sistemi, gestione dei permessi e verifica dei fornitori. L'accesso è limitato ad Andrea, Laura e alle persone autorizzate che ne abbiano necessità e siano vincolate alla riservatezza.

Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. Gestiremo gli incidenti secondo la normativa applicabile e informeremo autorità o interessati quando obbligatorio.

12. Modifiche dell'informativa

Aggiorneremo questa informativa quando cambieranno trattamenti, fornitori o requisiti legali. La data della versione vigente è indicata all'inizio. Se una modifica incide su un consenso già prestato, chiederemo una nuova scelta quando necessario.