Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable es OC Flow Media Sociedad Limitada, sociedad unipersonal (OC Flow Media), NIF B93819423, con domicilio en C/ Pau Casals, 3 (Edificio CINC), 17001 Girona, España. Registro Mercantil de Girona, hoja GI-79762, inscripción 1ª.

Contacto para consultas y ejercicio de derechos: legal@ocflowmedia.com.

2. A quién se dirige y roles de tratamiento

El sitio y los servicios se dirigen a empresas y profesionales. No están dirigidos a menores de edad.

OC Flow Media actúa como responsable respecto de sus contactos, suscriptores, clientes, facturación, comunicaciones y gestión comercial. Cuando, durante una Auditoría, trata datos personales siguiendo instrucciones de un cliente, puede actuar como encargado del tratamiento; esa relación se regulará en el contrato correspondiente.

3. Datos que podemos tratar

Datos identificativos y de contacto; cargo, empresa, sector y país; contenido de consultas y comunicaciones; origen de la solicitud; datos contractuales, económicos y de facturación; historial de relación y preferencias de comunicación.

Durante la Auditoría también podemos tratar documentos, procesos, comunicaciones, datos operativos, código fuente, información de sistemas y datos profesionales de empleados, colaboradores, clientes o proveedores del cliente, siempre dentro del alcance acordado.

Cuando se informa previamente a los participantes, podemos tratar voz, imagen, grabaciones, transcripciones, resúmenes y notas de reuniones realizadas mediante Zoom, Google Meet o Plaud.

También tratamos datos técnicos como dirección IP, dispositivo, navegador, registros de seguridad, páginas visitadas, procedencia del tráfico e identificadores de cookies, conforme a la Política de Cookies.

No solicitamos categorías especiales de datos, credenciales ni información personal masiva. Si fueran necesarias para un proyecto, deberán identificarse y regularse expresamente; si se reciben sin ser necesarias, podrán eliminarse o minimizarse.

4. Finalidades y bases jurídicas

Gestionar consultas, solicitudes de Auditoría y comunicaciones precontractuales: aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.

Preparar y prestar la Auditoría y otros servicios acordados, gestionar reuniones, documentación, entregables y soporte: ejecución del contrato. Las grabaciones se realizarán con información previa y, cuando sea necesario, con el consentimiento o autorización correspondiente.

Gestionar relaciones comerciales por correo, teléfono o WhatsApp Business: medidas precontractuales, ejecución del contrato o interés legítimo en mantener la relación profesional, según el contexto.

Enviar la newsletter: consentimiento, que puede retirarse en cualquier momento mediante el enlace de baja o escribiendo a legal@ocflowmedia.com.

Gestionar facturación, contabilidad y requerimientos oficiales: cumplimiento de obligaciones legales.

Proteger el sitio, prevenir abusos y conservar registros técnicos: interés legítimo en la seguridad de los sistemas, aplicado de forma proporcionada.

Medir el uso del sitio y campañas: consentimiento para cookies analíticas o de marketing.

Utilizar herramientas de inteligencia artificial para analizar información, transcribir, resumir, clasificar o apoyar la preparación de entregables: medidas precontractuales, ejecución del contrato o instrucciones documentadas del cliente, según el caso.

5. Procedencia de los datos

Obtenemos los datos directamente del interesado, de la empresa para la que trabaja, del cliente que contrata la Auditoría, de comunicaciones y reuniones, de fuentes profesionales públicas o de los sistemas y documentos que el cliente decide poner a nuestra disposición.

Cuando un cliente nos facilita datos de otras personas, debe estar autorizado para hacerlo y cumplir sus obligaciones de información. OC Flow Media aplicará las instrucciones contractuales y las obligaciones que le correspondan según su rol.

6. Proveedores y destinatarios

Podemos utilizar proveedores tecnológicos solo en la medida necesaria para las finalidades descritas. Entre ellos se encuentran: Vercel para alojamiento web; Google Workspace, Gmail, Drive, Meet y Gemini; Make y Pipedrive para automatización y CRM; MailerLite para la newsletter; Jotform para formularios de Auditoría; Zoom y Plaud para reuniones, grabación, transcripción y funciones de IA; OpenAI Business/API y Anthropic Claude Team/API para asistencia mediante IA; Notion, Internxt, Apple iCloud, Supabase y GitHub para documentación, almacenamiento, desarrollo y gestión; Hostinger para la infraestructura donde se aloja n8n; y WhatsApp Business para comunicaciones profesionales.

Telegram y Slack se utilizan de forma limitada para comunicaciones y notificaciones internas. Procuramos no enviar a estos canales documentación de clientes que no sea necesaria.

Para medición y marketing, y únicamente con el consentimiento correspondiente, podemos utilizar Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Metricool y LinkedIn Insight. Google Ads puede utilizarse para medir conversiones, crear audiencias y realizar remarketing cuando activemos campañas.

Los proveedores pueden actuar como encargados, subencargados o responsables independientes según el servicio y sus condiciones. OC Flow Media formalizará las condiciones de tratamiento exigibles y mantendrá un registro interno actualizado. También podremos comunicar datos a asesores profesionales, entidades financieras y autoridades cuando resulte necesario o exista una obligación legal.

7. Transferencias internacionales

Algunos proveedores o subproveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando resulte aplicable el RGPD, las transferencias se basarán en una decisión de adecuación, el EU-US Data Privacy Framework cuando el destinatario sea elegible, cláusulas contractuales tipo u otra garantía válida, junto con medidas adicionales cuando sean necesarias.

Seleccionamos regiones europeas cuando el servicio las ofrece, pero la ubicación y los subencargados pueden variar según el producto y la configuración. La información contractual vigente de cada proveedor determina la garantía aplicable.

8. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Podemos utilizar OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini, Plaud, Zoom AI Companion y funciones de IA integradas en otras herramientas para apoyar análisis, transcripción, resumen, clasificación y elaboración de materiales.

Aplicamos minimización y, cuando es razonablemente posible, separamos los datos identificativos del contenido analizado. No utilizamos estas herramientas para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar a las personas. Los resultados relevantes son revisados por personas.

9. Plazos de conservación

Contactos y potenciales clientes sin contrato: hasta 12 meses desde la última interacción profesional significativa. Una nueva interacción reinicia el cómputo cuando persiste una finalidad precontractual real.

Newsletter: mientras permanezca activa la suscripción. Tras la baja conservaremos únicamente la información mínima necesaria para acreditar la solicitud, respetar la exclusión de envíos y atender posibles responsabilidades durante el plazo aplicable.

Datos operativos de clientes: durante la relación y hasta 12 meses desde la última interacción profesional, salvo que el contrato establezca una devolución o eliminación anterior. Después se eliminan, devuelven o anonimizan las copias de trabajo que ya no sean necesarias.

Grabaciones y transcripciones: durante la oportunidad comercial o relación activa y hasta 12 meses desde la última interacción profesional. Después se eliminan las grabaciones y transcripciones integrales, pudiendo conservarse notas profesionales mínimas cuando exista una finalidad legítima. Se ofrece una alternativa de reunión no grabada.

Contratos, facturas, libros, correspondencia y justificantes: durante los plazos legales aplicables; con carácter general, la documentación mercantil se conserva seis años y los derechos tributarios prescriben generalmente a los cuatro años, sin perjuicio de plazos especiales.

Logs y seguridad: durante el periodo configurado y necesario para proteger los sistemas, normalmente no más de 12 meses salvo incidente. Cookies: durante los plazos indicados en la Política de Cookies.

Cuando proceda atender una obligación o defender una reclamación, los datos necesarios podrán quedar bloqueados y sin uso ordinario hasta que finalice el plazo correspondiente.

10. Derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, así como retirar un consentimiento sin afectar al tratamiento anterior. Envía tu solicitud a legal@ocflowmedia.com indicando el derecho que deseas ejercer.

Solo solicitaremos información adicional para verificar la identidad cuando existan dudas razonables. Responderemos dentro de los plazos legales. La supresión puede limitarse cuando debamos conservar datos bloqueados por una obligación legal o para formular, ejercer o defender reclamaciones.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.

11. Seguridad y acceso

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo, incluyendo control de accesos, cuentas individuales cuando están disponibles, autenticación, cifrado ofrecido por los sistemas, gestión de permisos y revisión de proveedores. El acceso se limita a Andrea, Laura y a las personas autorizadas que necesiten la información para su trabajo y estén sujetas a confidencialidad.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Gestionaremos cualquier incidente conforme a la normativa aplicable y notificaremos a autoridades o afectados cuando resulte obligatorio.

12. Cambios en esta política

Actualizaremos esta política cuando cambien los tratamientos, proveedores o requisitos legales. La fecha de la versión vigente aparece al inicio. Si un cambio afecta a un consentimiento ya otorgado, solicitaremos una nueva decisión cuando sea necesario.